Kvalitet framför kvantitet: därför är rätt mötesbokning viktigare än många möten

Många B2B-företag mäter framgång i mötesbokning utifrån antal möten. Ju fler möten, desto bättre, eller? I verkligheten leder det ofta till uteblivna affärer, längre säljcykler och frustrerade säljare.

Framgångsrik mötesbokning handlar inte om volym, utan om att varje bokat möte faktiskt leder närmare en affär. Här förklarar vi varför rätt möten är viktigare än många möten och hur professionell mötesbokning kan förbättra era affärsresultat.

Kort sammanfattat: Färre, kvalificerade möten med rätt beslutsfattare ger bättre resultat än många okvalificerade möten. Vi visar varför och hur professionell mötesbokning kan fördubbla er konvertering.

Vad är skillnaden mellan kvalitativa och icke-kvalitativa möten?

Ett kvalitativt möte innebär att du träffar en beslutsfattare som:

• Har mandat och budget.
• Har ett behov som ditt erbjudande kan lösa.
• Är i en fas där förändring är aktuell.

Icke-kvalitativa möten resulterar ofta i samtal med personer utan beslutsmakt eller utan tydligt behov. Det ser bra ut i CRM men bidrar sällan till affärsresultat. Enligt vår erfarenhet spenderar många säljteam upp till 40 % av sin tid i möten som aldrig leder till affär.

Exempel: Hellre tre kvalificerade möten med rätt beslutsfattare än tio möten där "chefen måste titta på det först".

Hur påverkar möteskvalitet säljarens resultat?

När säljare sitter i möten som inte går att driva vidare tappar de både tid och motivation. Det påverkar hela organisationen negativt.

En kalender fylld med kvalificerade möten ger däremot:

• Högre konverteringsgrad från möte till affär.
• Kortare säljcykler eftersom beslutsfattare kan agera snabbare.
• Bättre forecast-precision när pipeline består av möten med faktisk potential.
• Mer energi i säljteamet när deras arbete leder till resultat.

En tumregel: om konverteringen från möte till affär är under 15 % ligger problemet sällan hos säljarna, det är möteskvaliteten som brister.

Vad kostar dålig mötesbokning?

Låt oss räkna på ett exempel:

• En säljare kostar ca 50 000 kr/månad (inkl. omkostnader).
• Om 40 % av tiden går till okvalitativa möten förloras 20 000 kr/månad i produktivitet.
• På ett år: 240 000 kr per säljare.

För ett team på fem säljare motsvarar det 1,2 miljoner kronor i bortkastad tid. Det är priset för dålig mötesbokning.

Hur skapar man fler kvalitativa möten?

Baserat på tusentals bokade B2B-möten ser vi tre avgörande faktorer:

1. Tydlig målgruppsdefinition

Avgränsa roller, branscher och företagsstorlekar. Ju mer precis målgrupp, desto bättre träffsäkerhet. Att "kasta ett brett nät" ger ofta fler möten men sämre kvalitet.

2. Noggrann kvalificering innan mötet

En professionell mötesbokare säkerställer alltid:

• Har personen mandat att fatta eller påverka beslut?
• Finns budget eller möjlighet att omfördela?
• Finns ett konkret behov att lösa?
• Är tidplanen realistisk?

Dessa frågor ska besvaras före mötet, inte under säljmötet.

3. Professionell mötesbokare som partner

När en extern mötesbokare tar första kontakten frigörs säljarna till det de är bäst på: relationer och avslut. En mötesbokare har dessutom metodik, uthållighet och erfarenhet för att nå fram till rätt beslutsfattare.

Vanliga frågor om mötesbokning

Hur många möten ska man boka per säljare och månad?
10–15 kvalificerade möten per säljare och månad är ofta mer värdefullt än 30 okvalificerade.

Vad är en bra konverteringsgrad från möte till affär?
20–30 % anses starkt i B2B. Ligger ni under 15 % bör ni se över möteskvaliteten.

Kan man mäta möteskvalitet?
Ja. Följ upp andel möten som leder till nästa steg, genomsnittlig deal size och tid från möte till avslut.

Sammanfattning: Mötesbokning ska driva affärer, inte aktivitet

Många möten imponerar i CRM-rapporter men leder inte till affärer. Framgångsrik mötesbokning handlar om att boka rätt möten med rätt beslutsfattare vid rätt tidpunkt.

Genom att arbeta med en professionell mötesbokare som Informa får ni:

• En starkare och mer förutsägbar pipeline.
• Kortare säljcykler och högre konvertering.
• Bättre ROI på era säljinvesteringar.

Vill du fylla din kalender med rätt möten som faktiskt leder till affärer?

Kontakta oss på Informa: meetings@informa.se eller läs mer här: https://informa.se/sv/mötesbokning