5 vanliga misstag vid mötesbokning som kostar dig affärer

Säljteamet har ringt i veckor men kalendern är fortfarande tom på kvalificerade möten. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Vi på Informa ser dagligen hur B2B-företag kämpar med mötesbokning, en av de mest kritiska men också mest utmanande delarna i försäljningsprocessen.

Små misstag inom mötesbokning gör stor skillnad för din pipeline. Här är de fem vanligaste fallgroparna och hur du undviker dem:

• Du kontaktar fel personer
• Du ger upp för tidigt
• Din pitch handlar om dig, inte om kunden
• Säljarna gör allt själva
• Du mäter fel saker

1. Varför misslyckas mötesbokning när du kontaktar fel personer?

Problemet: Du når fram till en operativ medarbetare som verkar intresserad och engagerad. Efter flera veckor får du beskedet: ”chefen måste titta på det här först”. Plötsligt har ditt heta lead blivit kallt.

Det här händer ofta eftersom det känns enklare att komma fram till personer längre ner i organisationen. De svarar oftare i telefon och är mer tillgängliga. Men de kan sällan fatta köpbeslut.

Lösningen: Gör din hemläxa. Kartlägg vem som faktiskt fattar beslut i ditt målsegment. Använd exempelvis LinkedIn Sales Navigator för att identifiera rätt titel och ansvarsnivå. En säljare inom IT-lösningar får bättre resultat av att nå en CIO eller IT-chef än en systemadministratör.

Fråga alltid: ”Vem i er organisation fattar beslut om den här typen av investeringar?” då slipper du långa omvägar.

2. Hur många kontaktförsök krävs för lyckad mötesbokning?

Problemet: Efter två mejl och ett samtal utan svar drar många säljare slutsatsen att företaget inte är intresserat. Men de flesta beslutsfattare behöver flera kontaktpunkter innan de är redo att boka ett möte.

Lösningen: Bygg en strukturerad uppföljningsplan över 30 dagar med varierade kanaler: mejl, telefonsamtal och LinkedIn. Varje kontakt ska tillföra nytt värde, till exempel en artikel eller branschinsikt, inte bara samma budskap.

3. Varför säger beslutsfattare nej till dina mötesförfrågningar?

Problemet: ”Hej, jag heter Anna från Informa och vi hjälper företag med professionell mötesbokning. Har du 30 minuter?”

En sådan pitch handlar om dig, inte om kunden. Beslutsfattare behöver snabbt förstå värdet för deras egen verksamhet.

Lösningen: Vänd på perspektivet. Erkänn deras situation, visa på kostnaden av status quo, antyd lösningen och be om mötet:

”Jag ser att ni växer och anställer fler säljare. Många företag i samma situation tappar säljkapacitet när erfarna medarbetare lägger tid på mötesbokning i stället för att stänga affärer. Jag har några idéer som kan hjälpa er, passar det att prata på tisdag?”

👉 Vill du slippa de här fällorna? Läs mer om professionell mötesbokning med Informa.

4. Ska säljare verkligen hantera sin egen mötesbokning?

Problemet: Dina bästa säljare spenderar en stor del av sin tid på mötesbokning i stället för att fokusera på sina affärer. Det leder till färre stängda deals och frustrerade toppsäljare.

Lösningen: Avlasta säljarna med en dedikerad mötesbokare, antingen en intern resurs eller en extern partner. Då kan säljarna fokusera på relationer och avslut, medan mötesbokaren fyller kalendern.

5. Vad bör du mäta inom mötesbokning?

Problemet: CRM visar imponerande aktivitetsnivåer, hundratals samtal och mejl, men få bokade möten. Många fastnar i så kallade ”vanity metrics” som inte säger något om affärsresultatet.

Lösningen: Mät rätt KPI:er:

• Mötesfrekvens: Antal möten per 100 kontaktförsök.
• Kvalificeringsgrad: Andel möten som blir opportunities.
• Pipeline-bidrag: Värdet av affärer som startar via mötesbokning.

FAQ – Vanliga frågor om mötesbokning

Hur många kontaktförsök bör man göra innan man ger upp?

Vi rekommenderar minst 6–8 kontaktförsök över 30 dagar i flera kanaler.

Är det bättre med intern mötesbokare eller extern partner?

Det beror på era resurser. Intern mötesbokare ger kontroll, medan en extern partner som Informa ofta kan skala snabbare och med högre precision.

Vilken är den bästa tiden att ringa för mötesbokning?

Generellt fungerar tisdag–torsdag kl. 9–11 och 14–16 bäst, men testa olika tider mot din målgrupp.

Sammanfattning

Framgångsrik mötesbokning handlar om tre saker: kontakta rätt beslutsfattare, följ upp systematiskt och mät det som verkligen driver affärer. Genom att undvika de fem misstagen ovan kan du öka både antalet och kvaliteten på dina möten, och bygga en starkare pipeline.

Vill du se hur en professionell mötesbokare kan fylla din kalender med kvalificerade möten? Kontakta oss på meetings@informa.se eller läs mer om mötesbokning med Informa.

Boka möten med rätt beslutsfattare | Mötesbokning – Informa

Mötesbokning i Sverige för B2B-företag. Vi bokar möten med rätt leads i Stockholm, Göteborg, Malmö och övriga landet. Sälj mer med kvalificerade leads.